Czym jest elektroniczna lista obecności?
Elektroniczna lista obecności to cyfrowa wersja tradycyjnej, papierowej listy obecności. Kodeks pracy (art. 149) wymaga od pracodawcy prowadzenia ewidencji czasu pracy, a lista obecności jest jednym ze sposobów zbierania danych do tej ewidencji. Zamiast podpisów w zeszycie pracownik rejestruje wejście i wyjście elektronicznie — skanując kod QR na kiosku, klikając przycisk w aplikacji mobilnej lub logując się przez panel WWW. Każda taka rejestracja zapisywana jest w bazie danych z dokładnym czasem, sposobem rejestracji i lokalizacją (IP lub GPS).
TimeHunter to system, który automatyzuje prowadzenie listy obecności online. Po wdrożeniu nie potrzebujesz już zeszytu ani arkusza Excel — wszystko dzieje się w panelu administratora. Manager widzi w jednym miejscu, kto z zespołu już rozpoczął pracę, kto jeszcze nie przyszedł, kto jest na przerwie, a kto na urlopie. Widok odświeża się automatycznie (domyślnie co 30 sekund), bez ręcznego przeładowywania strony.
Wprowadzenie elektronicznej listy obecności ma kilka kluczowych korzyści. Po pierwsze, utrudnia zafałszowanie danych — pracownik nie podpisze się za kolegę, bo system wymaga osobistego QR lub loginu, a z dodatkiem Foto-weryfikacja kiosk robi zdjęcie przy skanie. Po drugie, dane są archiwizowane automatycznie i dostępne wstecz — w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy łatwo przygotujesz ewidencję. Po trzecie, dział kadr nie musi przepisywać zeszytu obecności do systemu płacowego.
Jak działa lista obecności w TimeHunter?
Lista obecności w TimeHunter działa na zasadzie monitorowania zdarzeń pracownika. Każdy pracownik ma swój unikalny identyfikator (kod QR i konto), za pomocą którego rejestruje podstawowe zdarzenia: rozpoczęcie pracy, przerwę, zakończenie przerwy oraz koniec pracy. Dodatkowo system rozpoznaje wyjścia służbowe i prywatne. Na podstawie tych zdarzeń lista obecności aktualizuje status każdej osoby w zespole.
Manager wchodzi do widoku „Kto pracuje" i widzi listę pracowników ze statusem: pracuje, na przerwie, zakończył pracę, nie ma go lub jest na urlopie (zatwierdzony wniosek obejmujący dzisiejszy dzień). Przy każdej osobie widać godzinę ostatniej aktywności, ostatnie zdarzenie, lokalizację i tryb pracy (stacjonarnie, zdalnie, w terenie).
Pracownik ma własny widok — w aplikacji mobilnej lub w panelu WWW widzi tylko swoje dane. Nie widzi listy kolegów ani ich statusów. Dostęp do listy obecności całego zespołu mają tylko admin i manager. To ułatwia spełnienie zasady minimalizacji danych z RODO, choć pracodawca nadal powinien poinformować pracowników o sposobie ewidencji.
Główne funkcje listy obecności online
Status na bieżąco
Każda zmiana stanu pracownika (przyszedł, przerwa, wyszedł, urlop) pojawia się w panelu przy najbliższym odświeżeniu. Częstotliwość automatycznego odświeżania ustawiasz sam.
Podsumowanie na dashboardzie
Widżet dashboardu pokazuje od razu: ile osób jest w pracy, ile na przerwie, ile na urlopie, ile jeszcze nie przyszło.
Filtrowanie i wyszukiwanie
Filtruj po statusie (pracujący / poza pracą, na przerwie, urlop), wyszukuj pracowników, a w widoku obecności także po grupie roboczej i zakresie dat.
Eksport CSV, Excel i PDF
Wygeneruj listę obecności jako plik CSV lub Excel (do dalszej obróbki) albo PDF (do druku, do archiwum kadrowego).
Lokalizacja rejestracji
Przy rozpoczęciu pracy zapisywany jest adres IP, a w aplikacji także pozycja GPS. Manager widzi, skąd pracownik odbił wejście.
Historia obecności
Pełna historia obecności każdego pracownika za dowolny okres — tydzień, miesiąc, rok. Przydatna podczas kontroli lub przy rozliczeniach.
Mobilnie
Pracownicy rejestrują obecność w aplikacji mobilnej (Android, iOS w wersji testowej przez TestFlight) z GPS, a manager sprawdza listę obecności w panelu WWW także z telefonu.
Uprawnienia i dziennik zmian
Pracownik widzi tylko swoje dane. Manager i admin — cały zespół. Zmiany w ewidencji trafiają do dziennika zdarzeń (audit log).
Lista obecności a Kodeks pracy
Polski Kodeks pracy w art. 149 nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego zatrudnionego pracownika. Ewidencja musi zawierać liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdej dobie, godziny nadliczbowe, dyżury, urlopy, zwolnienia lekarskie i inne usprawiedliwione nieobecności. Lista obecności jest podstawowym narzędziem zbierającym dane do tej ewidencji.
TimeHunter pomaga spełnić ten obowiązek. Na podstawie zarejestrowanej obecności generuje miesięczny raport PDF czasu pracy dla każdego pracownika. Zmiany wprowadzane przez administratora są zapisywane w dzienniku zdarzeń z czasem i osobą edytującą, a po zamknięciu miesiąca korekta wymaga podania powodu. W razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy szybko wygenerujesz PDF z ewidencją czasu pracy.
System sprawdza też normy odpoczynku — wykrywa w zarejestrowanym czasie pracy brak wymaganych 11 godzin odpoczynku dobowego (art. 132 KP) lub 35 godzin odpoczynku tygodniowego (art. 133 KP). Alerty pojawiają się w panelu na podstawie faktycznie przepracowanych godzin, więc możesz zareagować, zanim naruszenia się powtórzą.
Dla jakich branż lista obecności online jest najważniejsza?
Lista obecności online jest szczególnie istotna w branżach z dużą rotacją pracowników, zmianowym trybem pracy lub rozproszonymi lokalizacjami. W gastronomii (restauracje, kawiarnie) lista obecności pomaga zarządzać ekipą zmianową — manager widzi w panelu, także na telefonie, kto już jest na zmianie wieczornej, a kto jeszcze nie odbił wejścia. W handlu detalicznym lista obecności kilku sklepów w jednym panelu pozwala szybko wykryć braki kadrowe.
W budownictwie i serwisach terenowych lista obecności z GPS pomaga odpowiedzieć na pytanie „skąd ekipa rozpoczęła pracę?". Pozycja jest zapisywana przy Start/Stop w aplikacji, a z dodatkiem GPS Pro manager widzi na mapie punkty trasy z danego dnia — bez dzwonienia z pytaniem „gdzie jesteście?". W magazynach i logistyce kiosk QR przy wejściu plus elektroniczna lista obecności eliminuje papierowe listy zmianowe i upraszcza rozliczenia.
W biurach i pracy hybrydowej lista obecności pozwala śledzić, kto pracuje stacjonarnie, a kto zdalnie. Pracownik zaznacza tryb pracy (biuro / zdalnie / w terenie) przy rozpoczęciu sesji — manager ma od razu informację o obecności w biurze, co jest istotne przy planowaniu spotkań i pracy zespołowej.
Jak wdrożyć elektroniczną listę obecności w 3 krokach
Zarejestruj firmę
Wejdź na timehunter.pl/rejestracja i wpisz nazwę firmy, NIP i email administratora. Bez karty kredytowej. 14 dni za darmo.
Dodaj pracowników
Z panelu administratora dodaj członków zespołu (imię, email, grupa robocza). System wygeneruje dla każdego unikalny kod QR do druku.
Włącz listę obecności
Pracownicy skanują swój QR na kiosku z Androidem w firmie albo klikają Start/Stop w aplikacji mobilnej lub panelu WWW. Lista obecności uzupełnia się automatycznie, a manager widzi statusy w panelu.
Najczęściej zadawane pytania
Gotów wdrożyć lista obecności pracowników online — w czasie rzeczywistym?
Rozpocznij 14-dniowy okres testowy. Bez karty kredytowej, bez zobowiązań. Pełna funkcjonalność systemu.