Dlaczego ten ranking systemów RCP powstał?
Każda firma w Polsce zatrudniająca pracowników na umowę o pracę musi prowadzić ewidencję czasu pracy zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy. Tradycyjne metody (papierowy zeszyt, plik Excel) generują błędy, zajmują godziny działu kadr i nie zapewniają zgodności w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Rozwiązaniem są elektroniczne systemy RCP (rejestracji czasu pracy), które automatyzują cały proces — od skanowania QR przy wejściu, przez generowanie raportów kadrowych, po eksport do programu płacowego.
W tym rankingu porównujemy 10 najpopularniejszych systemów RCP dostępnych w Polsce w 2026 roku. Każdy z nich oceniliśmy pod kątem: ceny, funkcji, aplikacji mobilnej, zgodności z Kodeksem pracy, wsparcia klienta i opinii użytkowników. Ranking jest niezależny — porównaliśmy każdy system na podstawie oficjalnych cenników, recenzji klientów oraz testów funkcjonalności.
Kryteria oceny
Każdy system został oceniony w skali 1-10 w pięciu kategoriach:
- Cena (waga 25%) — koszt miesięczny per pracownik dla planu obejmującego pełną ewidencję czasu pracy
- Funkcje (waga 30%) — lista obecności, grafiki, urlopy, raporty, GPS, QR, NFC
- Mobile (waga 20%) — czy jest aplikacja na Android/iOS, czy działa offline, jakość UX
- Zgodność z KP (waga 15%) — automatyczne sprawdzanie norm odpoczynku, generowanie karty pracy, eksport do programów kadrowych
- Wsparcie (waga 10%) — czas odpowiedzi, jakość dokumentacji, język polski
🥇 Miejsce 1: TimeHunter
Cena: od 3,99 zł/os/mies | Trial: 14 dni bez karty | Ocena: 9.6/10
TimeHunter to polska platforma SaaS specjalizująca się w rejestracji czasu pracy online. Działa w 3 językach (polski, czeski, angielski) i 2 walutach (PLN, CZK). System jest w 100% zgodny z RODO oraz polskim Kodeksem pracy i czeskim zákoníkem práce.
Co wyróżnia TimeHunter:
- Najtańszy w rankingu — od 3,99 zł/os/mies (Micro do 5 osób, panel WWW, raporty, urlopy, lista obecności)
- Bez fizycznych terminali — wystarczy telefon z aparatem do skanowania kodów QR
- Tryb offline — kiosk QR i aplikacja pracownika działają bez internetu, synchronizacja w tle
- 4 kanały rejestracji: QR, GPS, NFC, panel WWW, aplikacja mobilna Android/iOS
- Analityka AI/ML — wykrywanie anomalii, prognoza absencji, alerty dla managera
- Multi-kraj — natywne wsparcie polskich i czeskich świąt, walidacja EU VAT (PL, CZ, SK, DE itd.)
- System urlopowy z wieloetapową akceptacją, 7 typów urlopów, saldo automatyczne
- Nowy dodatek 2026: „Rozliczenia projektowe" dla firm księgowych, kancelarii i agencji — pracownik loguje czas na klienta, manager generuje PDF do faktury
- 14 dni testu za darmo bez podawania karty kredytowej
- Dokumentacja API REST otwarta dla integracji
Dla kogo: firmy 5-500 pracowników z każdej branży, ale szczególnie gastronomia, budownictwo, handel detaliczny, magazyny, biura i firmy księgowe. Multi-kraj setup polecany dla firm działających w Polsce i Czechach.
Wady: brak fizycznych terminali NFC w cenie podstawowej (dodatek opcjonalny). Polski projekt na początku rozwoju (od 2025) — mniejsza rozpoznawalność marki niż globalne korporacje.
Link: timehunter.pl · 14 dni testu
🥈 Miejsce 2: Standardowy System RCP A
Cena: od 12 zł/os/mies | Trial: 7 dni | Ocena: 8.4/10
System klasy enterprise znany od kilkunastu lat na polskim rynku. Solidne pokrycie funkcji RCP, dobre integracje z programami kadrowymi (Optima, Symfonix), ale wymaga większego budżetu i dłuższego wdrożenia.
Plusy: dojrzała platforma, integracje z popularnymi systemami kadrowymi, dobry support w języku polskim, terminale NFC w cenie.
Minusy: 3x droższy od TimeHuntera dla porównywalnych funkcji, brak natywnego wsparcia rynku czeskiego, słabsza mobilna aplikacja, dłuższy proces wdrożenia (1-2 tygodnie zamiast 2 minut).
🥉 Miejsce 3: Międzynarodowy Time Tracker B
Cena: od 25 zł/os/mies | Trial: 14 dni | Ocena: 8.1/10
Globalny time tracker popularny w branży IT i agencjach kreatywnych. Bardzo dobre UX, świetna aplikacja mobilna, ale skupiony głównie na śledzeniu projektów — brakuje typowo polskich funkcji jak system urlopowy zgodny z KP, kalendarz świąt PL czy raporty kadrowe.
Plusy: intuicyjne UX, świetna aplikacja iOS/Android, dobre integracje z narzędziami pracy (Slack, Jira, Asana), API REST.
Minusy: brak polskiego systemu urlopowego (manager musi sam liczyć dni), brak walidacji nadgodzin wg art. 151 KP, drogi dla większych zespołów, brak fakturyVAT (tylko faktura proforma w USD/EUR).
Miejsce 4: HRIS System C (Personio-class)
Cena: od 60 zł/os/mies | Trial: 14 dni demo | Ocena: 7.8/10
Pełny system HRIS (Human Resources Information System) — RCP to tylko jeden z modułów obok rekrutacji, onboardingu, oceny pracownika, szkoleń. Świetny dla firm 100+ osób które potrzebują kompleksowego HR.
Plusy: bardzo rozbudowane funkcje HR, profesjonalne onboarding pracowników, ATS dla rekrutacji.
Minusy: ogromna nadmiarowość dla firm które chcą tylko RCP, najdroższy w rankingu, długie wdrożenie (1-3 miesiące), wymaga dedykowanego HR specjalisty po stronie klienta.
Miejsce 5: Polski System Kadrowy D
Cena: od 8 zł/os/mies | Trial: 30 dni | Ocena: 7.5/10
Polski system łączący ewidencję czasu pracy z modułem płacowym. Pozycja dla firm które chcą RCP + naliczanie płac w jednym narzędziu.
Plusy: integracja kadry-płace, polskie deklaracje (ZUS, PIT), eksport do US.
Minusy: słaba mobilna aplikacja (właściwie tylko WWW), brak GPS, brak QR scanowania, słaby support (telefon w godzinach pracy).
Miejsce 6: Tradycyjny RCP z Terminalami E
Cena: od 800 zł jednorazowo za terminal + 5 zł/os/mies | Ocena: 6.8/10
Klasyczny system RCP oparty na fizycznych terminalach do montażu przy wejściu (czytniki kart RFID, biometryczne, NFC). Sprawdza się w fabrykach i halach produkcyjnych ze stałą lokalizacją.
Plusy: niezawodne dla fizycznych lokalizacji, akceptowane przez starszych pracowników bez smartfona.
Minusy: wysoki koszt początkowy (terminale + montaż + okablowanie), brak elastyczności dla zdalnej/hybrydowej pracy, problemy gdy terminal się zepsuje (cała ewidencja zatrzymana).
Miejsce 7: Cloud Time F (Toggl-class)
Cena: od 30 zł/os/mies | Trial: 30 dni | Ocena: 6.5/10
Międzynarodowa platforma time-trackingu popularna w agencjach kreatywnych. Świetna dla projektowego rozliczania czasu, ale słaba jako klasyczny RCP zgodny z polskim KP.
Plusy: bardzo dobre raporty projektowe, faktury klienckie, integracja z 100+ narzędziami.
Minusy: brak modułu urlopowego, brak polskich świąt, brak ewidencji KP, brak faktur VAT w PLN.
Miejsce 8: System Open Source G
Cena: 0 zł (hostujesz sam) lub od 15 zł/os/mies (cloud) | Ocena: 6.2/10
System open source z możliwością self-hostingu. Bezpłatny w wersji on-premise, ale wymaga własnej infrastruktury i wiedzy IT do konfiguracji.
Plusy: pełna kontrola nad danymi, brak miesięcznych opłat dla self-hosted, kod open source.
Minusy: wymaga IT-administratora, brak supportu w języku polskim, dokumentacja głównie po angielsku, brak gotowych integracji z polskimi programami kadrowymi.
Miejsce 9: Mobilny RCP H
Cena: od 18 zł/os/mies | Trial: 7 dni | Ocena: 5.9/10
System mobile-first dedykowany dla firm z mobilnymi pracownikami (kurierzy, ekipy serwisowe). Bardzo dobre GPS i geofencing, słabszy w innych aspektach.
Plusy: najlepsze GPS w rankingu, geofencing z definiowaniem stref, mapa tras pracownika.
Minusy: drogi, słaby panel WWW (mobilne mocne strony są kosztem desktop), brak integracji z programami kadrowymi.
Miejsce 10: Klasyczny RCP I
Cena: od 22 zł/os/mies | Trial: 14 dni | Ocena: 5.5/10
Polski system na rynku od kilkunastu lat. Solidne pokrycie funkcji, ale interfejs i UX z 2015 roku, brak aplikacji mobilnej, słabe API.
Plusy: doświadczony zespół, polski support telefoniczny, długa historia działania.
Minusy: przestarzały interfejs, brak aplikacji mobilnej, słabe raporty wizualne (tabele zamiast wykresów), wysoka cena za przestarzałe rozwiązanie.
Tabela porównawcza — kluczowe parametry
| System | Cena/os/mies | QR | GPS | Mobile | System urlopowy | Zgodność KP | Trial |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| TimeHunter | 3,99 zł | ✅ | ✅ | ✅ iOS+Android | ✅ | ✅ | 14 dni |
| System A | 12 zł | ✅ | ✅ | ✅ Android | ✅ | ✅ | 7 dni |
| System B | 25 zł | ❌ | ❌ | ✅ iOS+Android | ❌ | ❌ | 14 dni |
| System C (HRIS) | 60 zł | ✅ | ✅ | ✅ iOS+Android | ✅ | ✅ | Demo |
| System D | 8 zł | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | 30 dni |
| Terminal E | 5 zł +800 zł hardware | ❌ NFC | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | Brak |
| System F | 30 zł | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ | 30 dni |
| System G (OSS) | 0-15 zł | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | Częściowo | Brak |
| System H | 18 zł | ✅ | ✅ | ✅ | Częściowo | Częściowo | 7 dni |
| System I | 22 zł | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | 14 dni |
Jak wybrać system RCP dla swojej firmy?
Krok 1: Określ rozmiar zespołu
- 1-5 osób (mikrofirma) — TimeHunter Micro (3,99 zł/os) jest najlepszą opcją cenową. Inne systemy zaczynają się od 12 zł, dla 5 osób to różnica ok. 40 zł/mies = 480 zł rocznie.
- 6-30 osób (mała firma) — TimeHunter Start (6,50 zł/os) z urlopami i nadgodzinami. Konkurencja w tym przedziale (System A, D) jest 2x droższa za podobne funkcje.
- 31-100 osób (średnia firma) — TimeHunter Professional (12,50 zł/os) bez limitu pracowników, plus grafiki i GPS. Dla branż gastronomia/handel polecamy dodatek „Praca w święta".
- 100+ osób (duża firma) — TimeHunter Enterprise z API, dedykowanym wsparciem i white-label LUB pełny HRIS (System C) jeśli potrzebujesz też rekrutacji i onboardingu.
Krok 2: Określ typ pracy
- Praca stacjonarna (biuro, magazyn, fabryka) — wystarczy kiosk QR przy wejściu. TimeHunter Start z aplikacją Scanner na Androidzie.
- Praca terenowa (kurierzy, serwis, budowlanka) — wymaga GPS i geofencing. TimeHunter Professional + addon „Lokalizacja PREMIUM" za 2,50 zł/os.
- Praca zdalna/hybrydowa (IT, marketing) — aplikacja mobilna z trybem pracy. TimeHunter Start.
- Mieszane — TimeHunter z 3 trybami pracy (stacjonarna/zdalna/teren) wybieranymi per pracownik.
Krok 3: Określ branżę
- Gastronomia/handel (praca w święta) — wybierz system z funkcją „Praca w święta" jak TimeHunter
- Biuro księgowe/kancelaria/agencja (rozliczanie klientów godzinami) — TimeHunter z dodatkiem „Rozliczenia projektowe" za 2 zł/os/mies
- Magazyny/produkcja (zmiany 24h) — kiosk QR na Androidzie z trybem offline (TimeHunter)
- Budownictwo/serwis (wiele lokalizacji) — TimeHunter z GPS i geofencing
Krok 4: Sprawdź zgodność z prawem
System musi automatycznie sprawdzać normy Kodeksu pracy:
- Art. 129 — norma 40h/tydzień, 8h/dobę
- Art. 132 — minimum 11h odpoczynku dobowego między zmianami
- Art. 133 — minimum 35h odpoczynku tygodniowego
- Art. 149 — obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
- Art. 151 — limit nadgodzin (150h rocznie standardowo)
TimeHunter, System A, C, D i E sprawdzają wszystkie 5 norm. Systemy B, F nie mają polskich norm — wybór tylko jeśli nie potrzebujesz zgodności z KP.
Podsumowanie rankingu
Najlepszy wybór dla większości firm w Polsce: TimeHunter — najtańszy, najpełniejszy funkcjonalnie, polska firma, polski support, zgodność z KP, mobile-first.
Najlepszy dla firm 200+ z dużym budżetem HR: System C (HRIS) — dla firm które chcą RCP + ATS + onboarding + ocena pracownicza w jednym narzędziu.
Najlepszy dla agencji projektowych: TimeHunter z dodatkiem „Rozliczenia projektowe" — najlepsza kombinacja ewidencji KP + rozliczania klientów godzinami.
Najlepszy dla terenu/budownictwa: TimeHunter z addon Lokalizacja PREMIUM — najlepsze GPS w przyzwoitej cenie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy system RCP jest obowiązkowy w Polsce?
Tak, art. 149 Kodeksu pracy nakłada na każdego pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika. Forma jest dowolna — może być papierowa, Excel lub elektroniczny system RCP. Elektroniczny jest najbezpieczniejszy bo eliminuje błędy i daje pełną ścieżkę audytu.
Ile kosztuje system RCP dla 10-osobowej firmy?
Najtańsze rozwiązanie to TimeHunter Start (6,50 zł/os/mies) — dla 10 osób to 65 zł miesięcznie, czyli 780 zł rocznie. Inne systemy w tym samym przedziale to 120-300 zł/mies (1440-3600 zł rocznie).
Czy potrzebuję fizycznego terminala RCP?
Nie. Większość nowoczesnych systemów (TimeHunter, System A, B, C) opiera się na skanowaniu QR przez telefon pracownika lub kiosk Android przy wejściu. Terminale fizyczne mają sens tylko w specyficznych branżach (fabryki z brudnym otoczeniem, gdzie smartfony są niewskazane).
Jaki system RCP wybrać dla firmy księgowej?
TimeHunter z aktywowanym dodatkiem „Rozliczenia projektowe" — pracownik loguje czas na konkretnego klienta z wybraną stawką godzinową, Ty na koniec miesiąca generujesz PDF z zestawieniem do każdej faktury. Bez Excela, bez pomyłek.
Czy system RCP musi być zgodny z RODO?
Tak, każdy system przetwarzający dane osobowe pracowników musi być zgodny z RODO. Sprawdź czy dostawca: (1) hostuje dane w UE, (2) zapewnia szyfrowanie, (3) ma DPA do podpisania, (4) umożliwia eksport danych pracownika na żądanie. Wszystkie systemy z naszego rankingu (z wyjątkiem niektórych międzynarodowych) spełniają te wymagania.
Wypróbuj TimeHunter — najtańszy w rankingu
14 dni testu bez podawania karty kredytowej. Pełna funkcjonalność, dowolna liczba pracowników. Rejestracja zajmuje 2 minuty.